Logistique

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SITE DE LA CONFÉRENCE

La Conférence 2016 du ReSAKSS se tiendra au centre de conférence du Labadi Beach Hotel à Accra (Ghana) :

 Labadi Beach Hotel

#1 La Bypass Beach Road

Accra, Ghana

Tel: +233 302 772501-6 | E-mail: labadi@legacyhotels.co.za

HEURE DE LA CONFÉRENCE

La conférence commencera avec les manifestations parallèles le mardi 18 octobre à 9h00 et devrait se terminer le jeudi 20 octobre à 18h15.

LANGUE DE LA CONFÉRENCE

La conférence se déroulera en anglais et une traduction simultanée vers le français et le portugais sera disponible pendant les sessions plénières et quelques sessions parallèles.

INSCRIPTION ET DOSSIER DE CONFÉRENCE

L’inscription se fera le 18 octobre entre 8h00 et 15h00 sur le site de la conférence.

INFORMATIONS DE VOYAGE

L’IFPRI prendra en charge les coûts des billets d’avion aller-retour les plus économiques, uniquement pour les participants sponsorisés. En fonction des vols disponibles, des dispositions seront prises pour une arrivée le lundi 17 octobre et un départ le vendredi 21 octobre. Tous les autres participants devront prendre en charge leurs frais de voyage.

PROCÉDURES D’OBTENTION DE VISA

Veuillez noter qu’un passeport valide et un visa sont requis pour entrer au Ghana pour tous les non résidents, à l’exception :

  • des ressortissants des pays de la CEDEAO
  • des titulaires d’un passeport de service émis par les Communautés Economiques Régionales Africaines et de la Communauté Economique Africaine ainsi que ceux des Nations Unies et de ses agences spécialisées.

Les participants qui ont besoin d’un visa pour entrer au Ghana doivent l’obtenir à partir de l’ambassade du Ghana ou des bureaux du consulat dans leur pays d’origine, ou à partir des ambassades dans d’autres pays qui fournissent des services consulaires au nom du Ghana, avant leur départ pour Accra.

Pour obtenir un visa, ces participants devront présenter la documentation suivante à l’ambassade ou au consulat du Ghana :

  1. Quatre (4) photos de passeport
  2. Une lettre d’invitation de la part des organisateurs de la conférence
  3. Un passeport personnel (avec une validité d’au moins 6 mois)
  4. Une preuve de vaccination contre la fièvre jaune
  5. Les frais appropriés (ceux-ci peuvent varier d’un pays à l’autre)
  6. Une preuve d’hébergement (réservation d’hôtel)
  7. L’itinéraire de voyage
  8. Tous les autres justificatifs requis en fonction de la politique de voyage du pays d’origine

Tel que recommandé par les Services d’immigration Ghanéens, les participants n’ayant pas de représentation diplomatique dans leur pays de résidence devront se rendre dans le pays le plus proche qui en a une pour obtenir leur visa.

Dans certains cas rares, les visas peuvent être accordés à l’arrivée pour les participants n’ayant pas de représentation diplomatique du Ghana dans leur pays de résidence. Ils devront toutefois obtenir au préalable une lettre d’approbation des services d’immigration Ghanéen par le biais de leur hôte local.

Cette procédure est toutefois très longue et il n’y a aucune garantie que la demande sera accordée. Nous encourageons fortement tous les participants à obtenir leur visa d’entrée avant de se rendre au Ghana.

VACCINS

Les visiteurs arrivant au Ghana doivent présenter un carnet de santé officiel au service de l’immigration de l’aéroport prouvant qu’ils ont été vaccinés contre la fièvre jaune. Les voyageurs ne disposant pas de la documentation requise peuvent se voir refuser l’entrée dans le pays.

HÉBERGEMENT

Les participants sponsorisés seront logés dans les hotels Kempinsky et IBIS Styles, avec petit déjeuner et diner inclus. Veuillez noter que toutes les factures de bar/mini bar, room service, l’utilisation du téléphone de l’hotel et toutes autres dépenses, seront à la charge des participants.

Tous les autres participants sont invités à faire une réservation dans l’hotel de leur choix. Nous avons bloqué un nombre limité de chambre a l’hôtel Kempinsky pour les participants non sponsorisés. Si vous souhaitez profiter de ces tarifs négociés ($250/nuit en demi-pension)  veuillez contacter Mlle Pamela Dogbe (ReSAKSS2016Conference@cgiar.org) au plus tard le vendredi 23  septembre. Veuillez noter que vous devrez régler votre facture dans son intégralité au moment de votre départ.

NAVETTES ALLER-RETOUR POUR L’AÉROPORT

Des navettes sont prévues pour les participants à la conférence:

Les participants logés à l’hôtel IBIS Styles (situés à 10 minutes de l’aéroport)

Votre transfert sera assuré par les navettes de l’hôtel. Après avoir passé les douanes, à votre sortie de l’aéroport, cherchez un chauffeur arborant une pancarte indiquant IBIS/RESAKSS, lequel se chargera de votre transfert.

Pour tous les autres participants

Vous serez accueillis par un chauffeur d’une compagnie de location qui tiendra une pancarte indiquant « ReSAKSS Conference ». Les chauffeurs de la compagnie seront en attente à l’aéroport 24h sur 24 et proposeront des services de navette de l’aéroport vers le/les hôtel/s toutes les 30 minutes.

Dans le cas peu probable où vous ne rencontreriez pas ces chauffeurs à l’aéroport, veuillez les contacter pour une prise en charge immédiate.

Le nom et les contacts de la compagnie vous seront indiqués ultérieurement.

TRANSPORT VERS LE SITE DE LA CONFÉRENCE

Un service de transport par bus-navette gratuit est prévu entre les hôtels Kempinsky/IBIS Styles et le centre de conférence du Labadi Beach. Les bus prendront le départ devant les halls des hôtels à 8h00 tous les matins et retourneront aux hôtels à la fin de la conférence tous les jours. Il n’y aura pas de service de navette pendant les pauses-déjeuner.

 REPAS

Les pauses café et le déjeuner seront proposées durant toute la durée de la conférence, du 18 au 21 octobre. Un cocktail sera offert sur le site de la conférence le 18 octobre et un dîner sera offert à tous les participants à l’hotel Kempinsky dans la soirée du 19 octobre. Les bus-navettes transporteront les participants au site du dîner et les ramèneront a l’IBIS.

DEVISE

La devise utilisée au Ghana est le cédi. Accra dispose d’un réseau de services bancaires et services de change de devises étrangères de bonne qualité. Les cartes de crédit sont généralement acceptées dans les hôtels et les supermarchés.

 CLIMAT

Le climat à Accra est humide et ensoleillé. La température moyenne en octobre est d’environ 30 à 35 degrés Celsius. Les après-midi peuvent être particulièrement chauds.

SECURITÉ

En général, Accra est une ville relativement sûre. Néanmoins, comme c’est le cas dans la plupart des grandes villes, la discrétion est de rigueur. Les participants sont encouragés à prendre toutes les précautions nécessaires quand ils s’aventurent dans les rues de la ville.

SANTÉ/NUMÉROS D’URGENCE

Police : 191

Urgence médicale : 193

TÉLÉPHONES MOBILES

Les participants sont encouragés à se rendre au Ghana avec des téléphones mobiles bi-bandes ou tri-bandes (900/1800/1900 MHZ). Il est possible d’acheter sur place une carte SIM et une carte de crédit prépayé au prix de 5 cedis.

ELECTRICITÉ

Les participants voyageant avec des appareils électriques sont encouragés à se munir de gadgets qui fonctionnent ou qui s’adaptent à 220/240 volts. Les installations électriques au Ghana acceptent les fiches à  3 broches et à 2 broches. Il est recommandé de se munir d’appareils de type britannique ou Europe continentale ou de convertisseurs. Pour plus d’informations,  consultez le site http://www.power-plugs-sockets.com/ghana/.

SERVICES D’APPUI A LA CONFÉRENCE

Salle de secrétariat – Cette salle sera située à cote de la salle plénière. Les délégués peuvent contacter le secrétariat pour toutes les questions concernant la conférence.

Environnement sans support papier – Les participants sont encouragés à télécharger et à conserver des copies de tous les documents qu’ils souhaitent consulter pendant la conférence. Les copies papier de l’agenda final ne seront disponibles que sur site.

Une assistance médicale sera accessible sur site et à la  demande.

VISITER ACCRA

Le Ghana est célèbre, entre autres, pour ses tissus, son artisanat et ses imprimés africains ; n’hésitez pas à venir les découvrir.

Le site suivant fournit de nombreuses ressources utiles pour visiter le Ghana http://ghanakey.com

NOTE FINALE

Pour toutes questions ou préoccupations avant la conférence, veuillez contacter l’équipe d’organisation de la conférence à cette adresse ReSAKSS2016Conference@cgiar.org.